Kommunikationsplan
| Glossar | |
|---|---|
| Schlüsselwörter | Kommunikation, Unternehmenskommunikation, kommunizieren, Kommunikationsstrategie, Kommunikationsplan, Kommunikationspläne |
| Typ | Betriebswirtschaft |
Ein Kommunikationsplan ist ein strukturierter Plan, der festlegt wie die Kommunikation in einer Organisation, Projekt oder Team gestaltet wird.
In dem Plan wird festgelegt, wer welche Informationen erhalten soll, wann und wie und über welche Kanäle die Kommunikation erfolgen soll. Der Zweck eines Kommunikationsplans ist eine transparente und effektive Informationsvermittlung zu ermöglichen, sodass die Zielgruppen und Stakeholder angemessen informiert werden. Mit dem Einsatz von Kommunikationsmedien, die bei einem Veränderungsprozess angewendet werden, kann man zudem mithilfe eines Kommunikationsplans auch die Einbindung der Betroffenen beziehungsweise die Beteiligung der Personenkreise erhöhen. Ein Kommunikationsplan kann in einem Workshop oder durch Interviews entwickelt werden.
Vorgehensweise eines Kommunikationsplans
1. Identifizieren Sie die Zielgruppen oder Stakeholder. Infrage kommen Führungskräfte, Projektmanager, Teammitglieder, externe Partner und Kunden.
2. Identifizierung der Zielgruppen bei einem Veränderungsprozess: Hierbei wird zu Rate gezogen, welche Zielgruppen betroffen sind, wie stark die Personen oder Personenkreise durch die Veränderung betroffen sind, wie die Veränderung bewertet wird und die Relevanz der Personen bzw. der Personenkreise für die erfolgreiche Umsetzung der Veränderung.
3. Die Kommunikationsziele- und Absichten werden festgelegt. Updates werden mitgeteilt und Fragen oder Bedenken geäußert.
4. Es werden Botschaften, die kommuniziert werden sollen präzise und verständlich definiert.
5. Die Kanäle für die Übermittlung der Informationen werden ausgewählt. Jedes Medium hat seine spezifische Wirkung. Das Medium sollte so gewählt werden, dass die vier Kriterien: kurzfristig, regelmäßig, interaktiv und ständig verfügbar möglichst abgedeckt sind.
6. Es wird ein Zeitplan sowie die Häufigkeit und der Zeitpunkt der Kommunikation festgelegt.
7. Legen Sie Mechanismen zur Evaluierung der Effektivität der Kommunikation fest. Der Kommunikationsprozess wird somit kontinuierlich angepasst.
Zusammenfassung
Der Kommunikationsplan setzt sich aus den geplanten Maßnahmen und Medien zusammen, mit denen die Zielgruppen über die Veränderungen informiert werden. Bei dem Plan wird festgelegt welche Zielvorgaben durch die Kommunikation erreicht werden sollen. Bei dem Kommunikationsplan werden die Medien den verschiedenen Zielgruppen zugeordnet. Für den Einsatz der Medien werden die Zeitpunkte festgelegt. Bei einer strategischen Kommunikationsplanung kommen die Prozessschritte Analyse, Strategie, Operation und Kontrolle zur Anwendung.