Es ist wichtig, die Arbeitsplatzsicherheit zu kommunizieren. Dies hilft den Mitarbeitenden, ihre Ängste und Unsicherheiten zu verringern und stärkt das Vertrauen in das Unternehmen. Das Management sollte den Mitarbeitenden erklären, wie sich die Einführung von KI auf ihre Arbeit auswirken kann. Dieser Schritt ist entscheidend, um Vorurteile zu reduzieren, die den Integrationspozess negativ beeinflussen könnten. Somit ist transparente und wertschätzende Kommunikation eine große Hilfe, um Ängsten der Mitarbeitenden entgegenzuwirken.
Um wertschätzend zu kommunizieren, sollte der Sprechende seine eigenen Beobachtungen und Gefühle klar und verständlich ausdrücken und gleichzeitig die Anliegen des Gesprächspartners verstehen. Das Zuhören und Verstehen der Anliegen der Mitarbeitenden, kann dazu führen, dass sie sich ernst genommen fühlen. Jedoch ist das Zuhören und Verstehen eines Anliegens nicht gleichbedeutend mit „Zustimmung“.
Kommunikation bietet die Möglichkeit, die Mitarbeitenden aktiv in den Implementierungsprozess einzubeziehen. Die 4-Schritte wertschätzender Kommunikation können dabei unterstützen: In einer wertschätzenden Kommunikation spielt das „Ich“ eine zentrale Rolle. Es beinhaltet die eigene Beobachtung einer Situation oder Handlung, ohne diese zu bewerten. Zudem umfasst es die eigenen Gefühle in Bezug auf eine bestimmte Handlung, das Mitteilen eigener (un)erfüllter Bedürfnisse sowie das Äußern von eigenen handlungskonkreten Bitten. Gleichzeitig ist es wichtig, die Beobachtungen, Gefühle, Bedürfnisse und Bitten des Gesprächspartners zu berücksichtigen. So kann ein Kreislauf des gegenseitigen Respektes und der Akzeptanz entstehen.
Der Ablauf der wertschätzende Kommunikation findet sowohl im „Innen“ als auch im „Außen“ statt. Das „Innen“ dient dazu, sich in seinen Gesprächspartner einfühlen zu können und Selbstempathie (Selbstklärung) zu entwickeln. „Außen“ bezieht sich auf die geführte Kommunikation, bei der unterschiedliche Perspektiven zum Ausdruck gebracht werden können.
Sind keine Arbeitsplätze gefährdet, ist es hilfreich, dies den Mitarbeitenden so früh wie möglich mitzuteilen, um ihr Ängste und Unsicherheiten zu mindern. Das Unternehmen sollte deutlich machen, dass es daran interessiert ist, alle Mitarbeitenden auf die Reise mitzunehmen und eventuell erforderliche Schulungen anbietet, um neue Fähigkeiten und Kompetenzen, in Zusammenarbeit mit der neuen Technologie, zu erwerben.