Rollenanalyse und RACI-Matrix

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Eine im Projektmanagement weit verbreitete Methode des Projektmanagements um Rollen, bzw. Kompetenzen Verantwortlichkeiten zuzuordnen ist die sogenannte RACI-Matrix. Die RACI-Matrix fördert somit die Transparenz, verbessert die Kommunikation im Team und trägt dazu bei, Missverständnisse bezüglich der Zuständigkeiten zu minimieren.

1. Klärung von Arbeitspaketen, Aufgaben, Tätigkeiten oder Ereignissen

Ohne Vorerfahrungen kann die Aufstellung von Aufgaben schwer sein. Nutzen Sie in diesem Fall die Phasen und Kapitel der Prozessassistenz, um sich mit dem groben Ablauf des Entwicklungsprozesses von KI-Geschäftsmodellen vertraut zu machen. Die Aufstellung sollte nicht zu detailliert sein und kann im Laufe der Initiieren Phase weiter ergänzt werden.

2. Klärung von Rollen und Kompetenzen

Zur Vorbereitung sollten zuerst notwendige Rollen geklärt werden. Da es zum Teil nicht so einfach ist, zu wissen, welche Rollen man braucht, kann man sich auch Gedanken zu den einzelnen Aufgaben im Projekt machen und sich danach überlegen, wer diese Rolle übernehmen könnte und wie sie genau definiert ist.
Mögliche Rollen können Sie bspw. anhand des vorher vorgestellten Kompetenzdreiecks ausarbeiten. Nachfolgend dazu eine beispielhafte Übersicht, die Sie auch als Grundlage zur Bildung des Projektteams nutzen können. Insbesondere KI-Kompetenzen sind aber in frühen Projektphasen nicht zwingend notwendig und können auch später an geeigneter Stelle hinzugezogen werden.

• Entscheider (bspw. Geschäftsführung)
• Vertrieb
• Marketing
• Prozessexperten
• KI-Experten
• Data Scientists

3. Aufstellen der RACI-Matrix

Der Begriff „RACI“ steht für vier verschiedene Rollen:

• Responsible (Verantwortlich)
  -eine Person trägt die Verantwortung für die Ausführung einer Aufgabe
  -die Aufgabe kann dabei auch von anderen Personen umgesetzt werden
• Accountable (Rechenschaftspflichtig)
  -kann rechtliche und/oder kaufmännische Rechenschaftspflciht beinhalten
  -Sicherstellung, dass Ergebnisse den Anforderungen und Erwartungen entspricht
• Consulted (Konsultiert)
  -Anhörung einer Person als Experte, bzw. Berater
  -können über Wissen zur Fertigstellung einer Aufgabe verfügen
• Informed (Informiert)
  Unterscheidung in Informationspflicht und Informationsrecht sinnvoll
  -Informationspflicht: Person muss informiert werden (Bringschuld)
  -Informationsrecht: Person darf informationen einholen (Holschuld)

In der Matrix werden Arbeitspakete, Aufgaben, Tätigkeiten oder Ereignisse aufgelistet und dann den entsprechenden Teammitgliedern zugeordnet, um klarzustellen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, wer letztendlich dafür Rechenschaft ablegt, wer konsultiert wird und wer lediglich informiert wird.

• Die Durchführung der Methode kann zu Beginn des Projekts und ohne weitere Vorerfahrungen schwer fallen. In diesem Fall nutzen Sie die RACI-Matrix begleitend zu den nächsten Kapiteln.
• Sorgen Sie für einen einfachen Zugang der Matrix für die Teammitglieder des Projekts
• Überprüfen und aktualisieren Sie die Matrix im Projektverlauf.
• Arbeiten Sie bei der Durchführung der Methode eng im Team zusammen und stellen Sie sicher, dass allen Ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten bekannt sind.
• Teilen Sie Arbeitspakete, Aufgaben etc. nicht zu kleinteilig auf, um eine Übersicht zu behalten.

Beispielhaft sind einige Aufgaben der Verstehen & Analysieren Phase hier aufgezeigt:

• RACI-Matrix Definition und Anleitung mit Beispiel
  business-wissen.de (o.J.)