Kommunikationsplan erstellen
Kurz & Knapp
Ein Kommunikationsplan wird genutzt, um Veränderungsprozesse systematisch und erfolgreich zu kommunizieren und anzustoßen.
2-4 Personen
ca. 2h
Vorlage, Whiteboard/Plakat, Digitales Tool
Vorgehensweise
Die Erstellung eines Kommunikationsplans ist ein dreistufiges Vorgehen:
1. Nutzenargumentation festlegen
Zuerst sollten die angestrebten Änderungen anhand der nachfolgenden Schablone beschrieben werden:
| Merkmale | Vorteile | Nutzen | Einwände | Einwandbehandlung | |
|---|---|---|---|---|---|
| angestrebte Änderung | -… | -… | -… | -… | -… |
2. Kommunikationsinstrumente auswählen
Aus der nachstehenden (oder auch einer anderen) Auswahl ist ein geeignetes Kommunikationsinstrument zu wählen:
| Kommunikationskanal | Inhalte | Häufigkeit/Zeitpunkt | Eignung |
|---|---|---|---|
| „Montags-Meeting“ | -Abstimmung aktueller Arbeiten und Termine -Besprechung der Personaleinsatzplanung | -Wöchentlich | -Information 4/5 -Austausch 3/5 |
| Leitungssitzung | -Strategische Unternehmensausrichtung und -ziele besprechen -Entscheidungen treffen und Maßnahmen planen -Projektabstimmung und Fortschrittsberichterstattung | -Monatlich | -Information 3/5 - Austausch 4/5 |
| Betriebsversammlung | -Informationen zur Unternehmenssituation -Vorstellung aktueller Entwicklungen & Projekte | -Halbjährlich | -Information 5/5 -Austausch 1/5 |
| Intranetseite | -Arbeitsanweisungen -Ansprechpartner -Mittagsangebot Kantine | -Sporadisch | -Information 5/5 -Austausch 1/5 |
| Infotafel Produktion | -aktuelle Kennzahlen -Kleinanzeigen | -Kontinuierlich | -Information 5/5 -Austausch 1/5 |
| … | … | … | … |
3. Kommunikationsaktivitäten bestimmen
Sind die geeigneten Kommunikationsinstrumente ausgewählt, ist die genaue Ausgestaltung der zugrundeliegenden Aktivitäten zu bestimmen:
| Methode/ Medien | Ziel | Inhalt | Zeitpunkt | Sender | Empfänger |
|---|---|---|---|---|---|
| Betriebsversammlung | -Mitarbeitende für Veränderung sensibilisieren | -Zielstellung kommunizieren, Notwendigkeit begründen | -unmittelbar zu Projektbeginn | -Geschäfts-führer | -alle Mitarbeitenden |
| Leitungssitzung | -Legitimation der Projektverantwortlichen | -Ernennung und Beauftragung Projektteam | -unmittelbar zu Projektbeginn | -Geschäfts-führer | -Abteilungs-leiter |
| Projektseite im Intranet | -über aktuellen Projektfortschritt berichten | -aktuelle Arbeiten und Ergebnisse | -kontinuierlich (wöchentliche Aktualisierung) | -Projekt-team | -alle Mitarbeitenden |
| World Cafe | -Startmotivation/ Beteiligung erzeugen | -Analyse, Ausgangssituation, Entwicklung erster Ideen | -ca. einen Monat nach Projektbeginn | -Projekt-team | -alle Mitarbeitenden |
| … | … | … | … | … | … |
Tipps & Tricks
- Neben den genannten Kommunikationsinstrumenten existieren noch eine weitere Varianten. Ihr Auswahl oder Kreativität kann darüber hinaus gehen.
- Wichtige Botschaften sollten wiederholt kommuniziert werden. Achten Sie dabei auf Konsistenz der Aussagen.
- Schaffen Sie Platz für Rückfragen der Belegschaft und gehen Sie auch in direkte Kommunikation.
- Achten Sie bei der Auswahl der geeigneten Sprache auf die jeweilige Zielgruppe.
Beispiel
Ein beispielhafter Kommunikationsplan zu Beginn des Projekts kann wie folgt aussehen:
1. Festlegung der Nutzenargumentation
| Merkmale | Vorteile | Nutzen | Einwände | Einwandbehandlung | |
|---|---|---|---|---|---|
| Einführung eines KI-Geschäftmodells | -Erschließung neuer Märkte, zus. Umsätze o.ä. -Verbindung physischer Produkte mit digitalen (KI-gestützten) Dienstelsitungen -Integration von KI in Fitnessgeräte für eine verbesserte Benutzererfahrung -Integration von KI zur Verbesserung interner Prozesse -… | -Verbesserte Konkurrenzfähigkeit -Differenzierung vom Wettbewerb durch innovative und technologisch fortschrittliche Fitnessgeräte -Verbesserte Produktqualität durch Anpassung an individuelle Bedürfnisse -Steigerung der Kundenzufriedenheit und langfristigen Kundenbindung -… | -Stärkung der Marktposition durch eine zukunftsorientierte Geschäftsstrategie und differenzierte Produkte -Erweiterung des Produktportfolios durch digitale und andere neue Dienstleistungen -neue Einnahmequellen -… | -Fehlende Akzeptanz der Belegschaft hinsichtlich KI (Ängste etc.) -Bedenken hinsichtlich der Komplexität und Kosten für die Implementierung von KI-Technologien -Heraus-forderungen bei der Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter | -Klare Kommunikation über die langfristigen Vorteile und das Potenzial von KI (ggf. speziell für den Fitnessbereich) -Schulung der Mitarbeiter, um ihnen Ängste zu nehmen, Widerstände zu nehmen und Akzeptanz zu fördern -ggf. Schulung der Mitarbeiter, um ihnen die erforderlichen Fähigkeiten für den Umgang, die Implementierung und den Support von KI-Technologien zu vermitteln |
2. Kommunikationsinstrumente auswählen und festlegen
| Kommunikationskanal | Inhalte | Häufigkeit/Zeitpunkt | Eignung |
|---|---|---|---|
| Leitungssitzung | -erste allgemeine Abstimmung zum Projekt -Besprechung der Kommunikation in der Betriebsversammlung und Aufbau einer Intranetseite | -zunächst vor und nach der Betriebsversammlung -anschließend monatlich | -Information 3/5 -Austausch 4/5 |
| Betriebsversammlung | -erste allgemeine Informationen und Sensibilisierungen zum Projekt -Einbindung und Vorstellung der Nutzenargumentation | -Halbjährlich | -Information 5/5 -Austausch 1/5 |
| Intranetseite | -Kommunikation wesentlicher Informationen, des Projektteams und Ansprechpartner | -Aktualisierung bei wesentlichen Informationen | -Information 5/5 -Austausch 1/5 |
| Infotafel in der Kantine | -Vorstellung grober Rahmenbedingungen, des Projektteams und Ansprechpartner -Kleinanzeigen | -Kontinuierlich | -Information 5/5 -Austausch 1/5 |
3. Kommunikationsaktivitäten bestimmen
| Methode/ Medien | Ziel | Inhalt | Zeitpunkt | Sender | Empfänger |
|---|---|---|---|---|---|
| Leitungssitzung | -Planung der ersten Betriebsversammlung zum Projekt | Erstellung einer Agenda und der inhaltlichen Unterfütterung der ersten Betriebsversammlung -Ernennung und Beauftragung von Ansprechpartnern im Projektteam für die restliche Belegschaft | -unmittelbar zu Projektbeginn | -Geschäfts-führer | -Abteilungs-leiter |
| Betriebsversammlung | -Mitarbeitende für Veränderung sensibilisieren | -Zielstellung kommunizieren, Notwendigkeit begründen | -unmittelbar zu Projektbeginn | -Geschäfts-führer | -alle Mitarbeitenden |
| Projektseite im Intranet | -über aktuellen Projektfortschritt berichten -ggf. Beteiligung erzeugen | -aktuelle Arbeiten und Ergebnisse | -nach Betriebsversammlung -Aktualisierung je nach Notwendigkeit | -Projekt-team | -alle Mitarbeitenden |
| Infotafel in Kantine | -Startmotivation/ Beteiligung erzeugen | -Analyse, Ausgangssituation, Entwicklung erster Ideen | -nach der Betriebsversammlung | -Projekt-team | -alle Mitarbeitenden |
Quellen
- Change Management (2019)