Um den Mitarbeitenden die Vorteile der Nutzung zu verdeutlichen, ist es wichtig, in diesem Schritt die Veränderungen der Arbeitsabläufe durch die Implementierung eines KI-Systems zu thematisieren. Gleichzeitig sollten potentielle Nachteile transparent aufgezeigt werden, um das Vertrauen in die Organisation nicht zu gefährden. Das Ziel besteht darin, die positiven Aspekte hervorzuheben, die unterstreichen, dass die Arbeit bereichert und erleichtert wird.

Es ist von großer Bedeutung, klar zu kommunizieren, dass keine Form von Arbeit oder Kompetenz unwichtig ist, sondern sich die Arbeit zu Gunsten der Mitarbeitenden verändert. Um diesen Schritt zu erleichtern, ist es entscheidend, dass allen Mitgliedern der Organisation der Grund für die Einführung deutlich gemacht wird und klar ist, welches Problem damit gelöst werden soll. Dabei sollte ein Bewusstsein für die Dringlichkeit der Implementierung bei den Mitarbeitenden geschaffen werden, ohne Druck zu erzeugen.

Eine transparente Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle, um die Akzeptanz von künstlicher Intelligenz positiv zu beeinflussen. Um die Mitarbeitenden mittels überzeugender Argumente zu gewinnen, kann es hilfreich sein, ihren Adoptionstyp zu identifizieren. Neben der transparenten Vermittlung der anstehenden Veränderungen sollten den Mitarbeitenden auch die Möglichkeit gegeben werden, Fragen, Ängste und Ideen zu äußern. Durch die Implementierung geht auch eine Veränderung der Arbeitstätigkeiten einher. Daher ist es wichtig, gleichzeitig die neuen Aufgaben oder möglichen Arbeitsalternativen vorzustellen, insbesondere wenn ein großer Teil des Arbeitsprozesses an die Maschine bzw. KI-Technologie übergeben wird. Hierbei sollte man zudem erwähnen, welche Vorteile die neue Arbeitsaufgabe bietet, aber auch offen die Risiken und potenziellen Hindernisse kommunizieren. Je nach Autonomiestufe sollte den Mitarbeitenden mitgeteilt werden, inwiefern sie weiterhin eigenständig tätig sind. Es ist von großer Bedeutung deutlich zu machen, dass die KI als Hilfsmittel dient, um den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Falls die KI in der Lage ist, Fehler zu erkennen, sollten die Mitarbeitenden darauf hingewiesen werden. Weiterhin ist es wichtig, den Mitarbeitenden zu vermitteln, dass ihre Kompetenzen nach wie vor geschätzt werden und die KI lediglich eine unterstützende Rolle spielt, ohne Überwachungsfunktion.

Um die Mitarbeitenden bei der Meinungsbildung zu unterstützen, ist es ferner wichtig, ihnen ein Verständnis für die Funktionsweise des Systems zu vermitteln. KI kann wie eine „Blackbox“ erscheinen und zu Unsicherheiten sowie Berührungsängsten führen. Daher ist es entscheidend, die Stärken und Schwächen der KI aufzuzeigen, ihre Funktionsweise zu erklären und die Grenzen des Systems klar darzulegen.

Bei gering- und teilautonomen Systemen ist es zudem erforderlich, den Mitarbeitenden zu instruieren, dass eine Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine bzw. KI stattfindet. Es ist wichtig, dass sie ein Verständnis für die Arbeitsweise der KI entwickeln, um diese Zusammenarbeit erfolgreich zu gestalten. Insbesondere bei vollautonomen Systemen können durch Workshops oder Gespräche bestehende Ängste abgebaut werden. Dabei steht die Sicherheit der Mitarbeitenden stets an erster Stelle. Man sollte Funktionen oder Schutzmaßnahmen erwähnen, um potenzielle Risiken zu vermeiden und dem Mitarbeitenden weiterhin seine Hoheit über das System zu verdeutlichen. Mangelhafte Sicherheitsstandards bei vollautonomer KI können sowohl für die Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen gravierende Konsequenzen mit sich bringen.

Um Mitarbeitenden ein besseres Verständnis von künstlicher Intelligenz zu vermitteln, ist es hilfreich, konkrete Anwendungsbeispiele über interne Medien wie Broschüren oder über Best Practices zu präsentieren. Dadurch können sie das abstrakte Thema besser greifen und möglicherweise erste Vorteile erkennen. Zusätzlich können KI-Anwendungen zur Verfügung gestellt werden, damit die Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, sich mit dem System vertraut zu machen. Ebenso ist wichtig, regelmäßig die Einstellung der Mitarbeitenden zur Implementierung zu überprüfen und die Kommunikationsstrategie entsprechend anzupassen. Dadurch kann eine erfolgreiche Umsetzung der KI propagiert werden.

Die nachfolgenden Aussagen können in der Organisation für eine Umfrage verwendet werden, um die aktuelle Einstellung der Mitarbeitenden gegenüber dem Veränderungsprozess zu erfassen.

Um erfolgreich Veränderungen erfolgreich einzuleiten, sollte allen Mitarbeitenden der Grund für den Wandel bewusst sein (vgl. vorherige Phasen). Dabei ist wichtig, ein authentisches Gefühl von Dringlichkeit zu erzeugen, damit Mitarbeitende aktiv nach Chancen und Problemen suchen und entsprechend handeln.

Die Strategie besteht darin, eine wachsame und aufmerksame Grundhaltung zu schaffen, die sich an der Realität orientiert. Gemeinsame Ziele sollten durch gebündelte Aktionen erreicht werden. Es ist wichtig, Motivation zu schaffen wie tägliche Fortschritte zu erzielen sowie Maßnahmen, die keinen Wert bilden, aus der Aufgabenliste zu entfernen. Fakten allein sind nicht ausreichend, um Mitarbeitende zu überzeugen. Vielmehr sollten emotionale Botschaften eingesetzt werden, um Mitarbeitende ganzheitlich anzusprechen.

Es gibt vier Taktiken, um Dringlichkeit zu schaffen (nach Kotter)

• Die Konfrontation mit der Realität: Den Mitarbeitenden den aktuellen Zusammenhang zwischen den aktuellen internen Bedingungen mit den Chancen und Gefahren der Außenwelt aufzeigen.

• Immer mit der gebotenen Dringlichkeit handeln: Immer Unternehmensziele, Vertrauen und Zuversicht erkennen lassen.

• Erkennung von den in einer Krise innewohnenden Chancen: Jede Krise kann auch eine Herausforderung darstellen. Man sollte sorgfältig darüber nachdenken, ob die Krise auch positiv darstellbar ist und förderliches Potenzial zur Erreichung von Unternehmenszielen beinhaltet.

• Sich den ewigen Neinsagern stellen: Es ist wichtig, sich aktiv mit Personen auseinanderzusetzen, die grundsätzlich gegen jede Art von Veränderung sind. Es sollte nach Möglichkeiten gesucht werden, diese für Veränderungen zu gewinnen bzw. ihren Einfluss auf andere zu mindern. Die ständigen Nein-Sager können in ungünstigen Fällen eine Implementierung behindern. (Nicht zu verwechseln mit Skeptikern !)