Eine Ablehnung des KI-Systems kann in verschiedenen Phasen des Veränderungsprozesses auftreten. Es besteht die Möglichkeit, dass sowohl einzelne Mitarbeitende als auch ganze Teams oder Abteilungen den Prozess ablehnen. In diesem Fall ist es wichtig, die Gründe zu analysieren und gezielt anzugehen, um die Mitarbeitenden von der Annahme des Systems zu überzeugen. Ähnlich wie bei anderen Formen des Widerstands ist es erforderlich, die Bedenken der Betroffenen zu verstehen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um die Akzeptanz zu fördern.

Übergeordnet kann zwischen aktiver und passiver Ablehnung unterschieden werden:

Aktive Ablehnung Die KI-Nutzung wurde über vorherige Argumente erst bestätig. Kurz vor oder auch während der Nutzung entscheiden sich die Mitarbeitenden dann aber doch dazu, sie abzulehnen. Alle Aspekte wurden in den vorherigen Schritten betrachtet, besprochen und auch verstanden. Es findet jedoch keine Annahme statt.

Passive Ablehnung Die Nutzung der KI wurde von Anfang an nicht in Betracht gezogen und eher abgelehnt. Wichtige Aspekte wurden nicht betrachtet, hinterfragt oder auf persönliche Kompatibilität überprüft.  

Ablehnung aktiv wie auch passiv kann auf Grund von verschiedenen Widerständen eintreten:

Affektiv
Ursprung sind negative Emotionen gegenüber dem KI-System. Gefühle wie Wut, Angst oder Trauer verhindern die Annahme. Beispielsweise hervorgerufen durch wahrgenommene Ungerechtigkeit oder Veränderungen am Arbeitsplatz

Kognitiv
Nach sorgfältiger Überlegung entstehen Zweifel oder Bedenken. Mögliche von den Mitarbeitenden empfundene Nachteile zu gesundheitlichen Risiken oder ähnlichen Faktoren können hier Auslöser sein. Die Kosten übersteigen für den Mitarbeitenden den Nutzen.

Aktional
Hier werden direkte, aktive Handlungen des Mitarbeitenden betrachtet. Beispielweise die Flucht vor Veränderungen oder der direkte Eingriff in den Veränderungsprozess.

Organisationsspezifisch
Personen in Führungspositionen lehnen den Prozess offen ab und kommunizieren dies an unterstellte Abteilungen/Teams, die sich der Einstellung anschließen.

Ressourcenbezogen
Hauptgründe hier sind fehlendes Fachpersonal oder finanzielle Ressourcen. Die vorherigen Schritte im Veränderungsprozess konnten nicht ausreichend ausgeführt werden.

Sind die Ursachen analysiert, ist der nächste Schritt, die geeignete Lösung zu entwickeln.

Werden keine Maßnahmen ergriffen, um die Einstellung der Mitarbeitenden in Richtung Annahme zu bewegen, bleibt die ablehnende Haltung bestehen. Wurden Maßnahmen ergriffen, haben aber keine Wirkung gezeigt, ist es hilfreich, noch einmal genauer mögliche Ursachen zu prüfen. Typischerweise kann zwischen fünf Bereichen unterschieden werden, die zu einer ablehnenden Haltung führen.

Während der Phase der Erprobung und bei der späteren Nutzung, besteht die Möglichkeit, dass das System zunächst angenommen und dann abgelehnt wird. Die Einstellung der Mitarbeitenden kann sich im Verlauf des Prozesses mehrmals verändern. Beispielsweise kann ein Mitarbeitender anfangs aus Sorge um seinen Arbeitsplatz das System ablehnen, dann jedoch durch die deutlich dargestellten Vorteile überzeugt werden. Später bei der tatsächlichen Nutzung kann wiederrum ein Gefühl der Überforderung entstehen, was dazu führt, dass die Nutzung abgebrochen wird. Entscheidend ist hierbei die Anzahl der Mitarbeitenden, die die Implementierung ablehnen, sowie der Zeitpunkt, zu dem diese ablehnende Haltung eingenommen wird.

Einige Phasen erfordern besondere Aufmerksamkeit und die Mitarbeitenden können sich in ihrem Annahmeverhalten deutlich voneinander unterscheiden. War die Darstellung der erforderlichen Kompetenzen angemessen oder fühlten sich die Mitarbeitenden von den vielen neuen Informationen überwältigt?

Die Maßnahmen können sowohl dabei helfen, eine Ablehnung oder Unterbrechung zu verhindern. Für jede Form des Widerstands gibt es Lösungsansätze: