Die Annahme der Grundidee und eine positive Erfahrung während der Erprobungsphase sind Voraussetzungen für eine spätere erfolgreiche und anhaltende Nutzung des KI-Systems. Menschen haben unterschiedliche Gründe, sich auf Neuerungen einzulassen:

Technik-Pioniere, vergleichbar mit den Innovatoren , handeln aus innerer Motivation und Interesse an Verbesserungen, die aus neuen Technologien entstehen. Externe Belohnungen, insbesondere positive Reaktionen aus dem sozialen Umfeld, können zusätzliche Anreize bieten. Risikovermeider sind ebenfalls an Innovationen und Verbesserungen interessiert, jedoch ängstlich vor möglichen negativen Auswirkungen. Sie sind eher vorsichtig und empfinden bestehende, gut funktionierende Ansätze als sicher. Der Einsatz von KI-Systemen kann für sie Unsicherheit bedeuten. Es ist wichtig, ihnen fachliche Unterstützung anzubieten und die entstehenden Vorteile zielgruppengerecht und deutlich zu kommunizieren . Die dritte Gruppe besteht aus Personen, die positiv auf Neuerungen reagieren und nach Belohnungen suchen. Sie sind bereit, sich persönlich zu engagieren, wenn sie dadurch ihre eigenen (Karriere-)Ziele erreichen können. Durch umfassende Anreize, die den gesamten Prozess begleiten, kann ihre annehmende Haltung aufrechterhalten werden.

Die Fortsetzung der Annahme erfolgt dann, wenn der Prozess mit passenden Maßnahmen durchgehend begleitet wird. Zu beachten sind die verschiedenen Phasen, die von der ersten Handlung in Bezug auf das KI-System bis zur tatsächlichen erfolgreichen Nutzung reichen:

1.Handlung

• Als Handlungen wird die Summe aller einzelner Aktivitäten gesehen –> ein konkretes Tuen
• Hier werden nur die zielgerichteten (Nutzungen des Systems) Aktivitäten betrachtet

2.Informationsbeschaffung

• Alle Aktivitäten der Beschaffung, Aufbereitung und Strukturierung von Informationen zum KI-System und dessen Erprobung
• Voraussetzung ist eine hohe Bereitschaft/hohes Interesse an der Nutzung
• Diese Ebene reduziert die Risikowahrnehmung
• Es müssen unterschiedliche Quellen und Kanäle zur Informationsbeschaffung zur Verfügung gestellt werden

3.Erprobung

• Erster Einsatz des KI-Systems in der Praxis mit darauffolgender Beurteilung
• Die Bereitschaft zur Erprobung entspricht nicht der Bereitschaft zur tatsächlichen Nutzung
• Fehlt Wissen, kann dies diese Ebene gefährden, da Fehler und unsystematisches Vorgehen eine verzerrte Wahrnehmung hervorrufen können
• Ein systematisches und korrektes Erproben und Entdecken ermöglichen

4.Anpassung

• Alle Maßnahmen aktivieren die Defizite beheben, die der Annahme im Weg stehen könnten
• Mitarbeiterbezogen und am KI-System
• Förderung der Übernahme in den Arbeitsalltag
• Einstellungen, Routinen, Kontextbedingungen prüfen und anpassen, um die Nutzung des KI-Systems zu vereinfachen

Nutzung = tatsächliche Annahme des Systems, KI verliert den Satus einer „Neuerung/Veränderung“ und ist fest im Arbeitsalltag verankert

Mitarbeitende die eher konservative Werte und alte Praktiken schätzen, sind selten an den Potenzialen von Neuerungen interessiert. Sie können unter Aufwendungen überzeugt werden. Wahrscheinlicher ist allerdings, dass sie das KI-System dann annehmen, wenn es im Arbeitsalltag unausweichlich ist. Andere Gründe für eine Ablehnung können in den vorherigen Schritten liegen, beispielsweise:

Auch hier können die Punkte Kommunikation, Kompetenzentwicklung, Anreizgestaltung, Mitbestimmung, Unterstützung und Autoritätsmittel unterstützend wirken. Organisationsprozesse, -strukturen, -kultur sowie Richtlinien und Handlungsvorschriften sollten zusätzlich nochmal zielgerichtet ausgelegt werden. Des Weiteren kann ein Gleichgewicht zwischen Gemeinschaft und Macht helfen, die richtigen Maßnahmen in der richtigen Stärke anzuwenden.

Neben Methoden wie Interviews und Fragebögen eignet sich die Cockpit-Methode zur Erhebung von wichtigen Faktoren, um die Annahme, insbesondere die späte Annahme, zu ermöglichen. Die Cockpit-Methode ist ein flexibles Tool des Projektmanagements, die speziell für die Arbeit in Unternehmen entwickelt wurde. Sie wurde inspiriert von den Prinzipien des Flugzeugcockpits, in dem verschiedene Instrumente und Anzeigen dem Piloten dabei helfen, das Flugzeug sicher zu steuern.

Ähnlich wie im Cockpit eines Flugzeugs dient die Cockpit-Methode dazu, eine klare Übersicht über den Projektfortschritt zu erhalten und schnell auf Änderungen reagieren zu können. Sie besteht aus drei Hauptkomponenten: dem „Cockpit-Board“, dem „Cockpit-Plan“ und dem „Cockpit-Team“.
Das Cockpit-Board ist eine Art visuelles Dashboard, auf dem alle relevanten Informationen zum Projekt gesammelt werden. Hier werden Ziele, Meilensteine, Aufgaben und der Fortschritt des Projekts dargestellt. Das Board ermöglicht es dem Team, den Überblick zu behalten und schnell zu erkennen, wo Anpassungen oder zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind. Der Cockpit-Plan ist eine flexible Roadmap, die regelmäßig aktualisiert wird. Er legt fest, welche Schritte in welcher Reihenfolge unternommen werden müssen, um die Projektziele zu erreichen. Der Plan kann sich im Laufe des Projekts ändern, um auf neue Informationen oder Anforderungen zu reagieren. Das Cockpit-Team besteht aus den beteiligten Mitarbeitenden, die zusammenarbeiten, um das Projekt voranzubringen. Das Team kommuniziert regelmäßig, um den aktuellen Status zu besprechen, Hindernisse zu identifizieren und gemeinsam Lösungen zu finden.