Um eine erfolgreiche Implementierung von Veränderungen zu gewährleisten, ist es entscheidend, ein grundlegendes Verständnis für die Reaktionen von Menschen auf Veränderungen und Neuerungen zu entwickeln. Je besser man die individuellen Anliegen und Bedürfnisse der Beteiligten nachvollziehen kann, desto effektiver kann man darauf reagieren und den Wandel entsprechend gestalten.

Zunächst wird Ihnen ein Modell präsentiert, dass bei der erfolgreichen Gestaltung von Veränderungsprozessen anhand von verschiedenen Akzeptanzebenen und zugehörigen Aktionen unterstützt. Dazu werden außerdem verschiedene Barrieren aufgezeigt, die dabei auftreten können. Außerdem wird Ihnen die Bedeutung der Einbeziehung der eigenen Belegschaft und weiteren Interessierten aufgezeigt. Die Stakeholderanalyse wird Ihnen helfen, diese Interessenten zu identifizieren, zu bewerten und geeignete Kommunikationsstrategien abzuleiten. Die anschließende Erstellung eines Kommunikationsplans manifestiert die dabei gewonnenen Erkenntnisse.

Als Ergebnis liegen Ihnen eine Auswahl an Aktionen vor, um mit dem Projekt einhergehende Veränderungen erfolgreich zu gestalten. Dabei wissen Sie zudem, wen sie in die Projektkommunikation einbinden, wie Sie mit diesen Interessenten kommunizieren und haben dafür einen geeigneten Kommunikationsplan erstellt.

Die nachstehende Pyramide zeigt die verschiedenen Akzeptanzfaktoren im Veränderungsmanagement. Dabei bilden die untenliegenden Ebenen das Fundament der Pyramide und sind Voraussetzung für die jeweils höher liegenden Ebenen. Für jeden Akzeptanzfaktor (z.B. Kennen) existiert gemäß der Pyramide eine passende Aktion (für das Beispiel Kennen die Kommunikation), um Veränderungen erfolgreich durchzuführen.

Um Veränderungen zu gestalten, müssen dementsprechend zum einen Änderungsfähigkeiten (Kennen und Können) vorliegen und zum anderen muss ebenfalls eine Änderungsbereitschaft (Sollen und Wollen) vorhanden sein. Dabei sind die Änderungsfähigkeiten die Voraussetzung für die Änderungsbereitschaft.

Gemäß dieser Pyramide erfolgen die Aktionen Kommunikation, Qualifikation, Organisation und Motivation der Mitarbeiter in genannter Reihenfolge und sollten dementsprechend auch in dieser Reihenfolge als Aktionen im Unternehmen vorbereitet werden.

In dieser frühen Projektphase spielt vor allem das Kennen und Können eine bedeutende Rolle. Vor allem die Kommunikation sollte mit geeigneten Mitteln eingeleitet werden, um die gesamte Belegschaft zu sensibilisieren und um keine Verunsicherungen herbeizuführen. Qualifiziert werden sollten vor allem zunächst das Kernteam des Projekts und bei Bedarf weitere involvierte Mitarbeiter.

• Akzeptanzförderung bei der Einführung von Wissensmanagement - Ein Methodenbaukasten für kleine und mittlere Unternehmen. (2009)

  Ina Kohl, Kai Mertins

  Fraunhofer Verlag ISBN:978-3-8396-0050-4

Für die einzelnen Akzeptanzfaktoren (Kennen, Können, Sollen, Wollen) können verschiedene Barrieren identifiziert werden. Mit einer Sensibilisierung zu diesen Barrieren können steuernde Maßnahmen zielgerichtet eingesetzt werden.

• Organisatorischer Wandel und Transformation (2000)

  Georg Schreyögg, Peter Conrad

  Betriebswirtschaftlicher Verlag Gabler ISBN:978-3-409-11536-0

Partizipation ermöglichen bedeutet, die aktive Beteiligung und Mitwirkung relevanter Stakeholder, Teammitglieder und Interessengruppen zu fördern und sicherzustellen. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die verschiedenen Perspektiven und Bedürfnisse berücksichtigt werden und das Projekt auf eine breite Akzeptanz stößt.

In der Initiierungsphase eines Projekts ist es wichtig, die relevanten Interessengruppen zu identifizieren, mit ihnen zu kommunizieren und sicherzustellen, dass sie in den Entscheidungsprozess und die Planung des Projekts einbezogen werden. Dies kann bspw. durch die Durchführung einer Stakeholder-Analysen geschehen.

Die Stärkung der Partizipation in dieser Phase ermöglicht es den Stakeholdern, ihre Anliegen, Erwartungen und Bedenken zu äußern. Dies trägt dazu bei, ein besseres Verständnis für die Anforderungen des Projekts zu entwickeln und die Grundlage für eine erfolgreiche Projektumsetzung zu legen. Die Identifizierung und Einbeziehung der Stakeholder in der Initiierungsphase trägt auch dazu bei, mögliche Konflikte und Missverständnisse frühzeitig zu erkennen und zu bewältigen, was die Projektrisiken minimiert und die Erfolgschancen erhöht.

• Projektmanagement für technische Projekte (2015)

  Roland Felkai, Arndt Beiderwieden

  Springer Fachmedien Wiesbaden DOI:10.1007/978-3-658-10752-9
• Projekte und Projektmanagement (2020)

  Siegfried von Känel

  Springer Fachmedien Wiesbaden DOI:10.1007/978-3-658-30085-2
• Handbuch Projektmanagement (2019)

  Jürg Kuster, Christian Bachmann, Eugen Huber, Mike Hubmann, Robert Lippmann, Emil Schneider, Patrick Schneider, Urs Witschi, Roger Wüst

  Springer Berlin Heidelberg DOI:10.1007/978-3-662-57878-0
• Projektmanagement (2020)

  Bernd-J. Madauss

  Springer Berlin Heidelberg DOI:10.1007/978-3-662-59384-4

In der Stakeholderanalyse werden relevante Interessengruppen eines Projekts identifiziert, um deren Bedürfnisse und Erwartungen zu verstehen und um dementsprechend angemessene Strategien zur Einbindung und Kommunikation festlegen zu können.

1. Stakeholder identifizieren

Identifizieren Sie:

• Beteiligte am Projekt
• Interessierte am, bzw. Betroffene vom Projekt
• beteiligte Prozesse

2. Darstellung der Beziehungen

Untersuchen Sie:

• Unterscheidung interner und externer Stakeholder (nachfolgende Tabelle bietet hier eine Unterstützung)
• Bedeutung der Stakeholder
• Intensität der Beziehungen

3. Interpretation und Analyse

Prüfen Sie:

• Erwartungen der Stakeholder an das Projekt
• Ziele und Interessen der Stakeholder
• Einfluss, Macht und Einstellung der Stakeholder zum Projekt

und teilen Sie die einzelnen Stakeholder entsprechend Ihrer Ergebnisse in folgendem Diagramm ein:

4. Ableitung von Maßnahmen

Beschäftigen Sie sich mit folgenden Punkten:

• Einschätzung von Chancen und Risiken
• Strategie zur Umsetzung
• Maßnahmenplan

und planen Sie ihre Strategie und geeignete Maßnahmen anhand des nachfolgenden Diagramms:

• Binden Sie Stakeholder möglichst früh in das Projekt ein, um deren Feedback und Beteiligung zu ermöglichen. Das kann die Akzeptanz und Unterstützung des Projekts fördern.
• Halten Sie die aufgebaute Kommunikation aufrecht, um ihre Bedürfnisse und Erwartungen auch im Projektverlauf verstehen und bewerten zu können.
• Aktualisieren Sie die Stakeholderanalyse im Projektverlauf, um ggf. Kommunikationsstrategien anpassen zu können.
• Beachten Sie auch, dass im Projektverlauf neue Stakeholder hinzukommen können oder sich Stakeholder ändern.

Identifizierte Stakeholder:

• Endkunden
• Fitnesstudios
• Großhändler
• Konkurrenz
• Betriebsrat
• Eigentümerfamilie
• Lieferanten

Strategien und zugehörige Stakeholder:

Informieren und Beobachten:

• Endkunden

Dialog suchen und zufrieden stellen:

• Fitnessstudios
• Konkurrenz

Aktiv einbinden und regelmäßig informieren:

• Betriebsrat

Kooperieren und Beteiligen:

• Eigentümerfamilie
• Lieferanten
• Großhändler

• Organisationshandbuch - Stakeholderanalyse
  Bundesministerium des Inneren und für Heimat (o.J.)
• Stakeholderanalyse
  BWL-Lexikon (o.J.)

Die Schaffung geeigneter Kooperations- und Kommunikationsstrukturen ist ein weiterer Schlüsselaspekt. Regelmäßige Meetings und klare Kommunikationskanäle stellen sicher, dass das Team effizient zusammenarbeitet und dass Informationen reibungslos fließen. Dies fördert die Zusammenarbeit, erleichtert die Problemlösung und trägt zur Einhaltung des Zeitplans bei.

Ein Kommunikationsplan wird genutzt, um Veränderungsprozesse systematisch und erfolgreich zu kommunizieren und anzustoßen.

Die Erstellung eines Kommunikationsplans ist ein dreistufiges Vorgehen:

1. Nutzenargumentation festlegen

Zuerst sollten die angestrebten Änderungen anhand der nachfolgenden Schablone beschrieben werden:

2. Kommunikationsinstrumente auswählen

Aus der nachstehenden (oder auch einer anderen) Auswahl ist ein geeignetes Kommunikationsinstrument zu wählen:

3. Kommunikationsaktivitäten bestimmen

Sind die geeigneten Kommunikationsinstrumente ausgewählt, ist die genaue Ausgestaltung der zugrundeliegenden Aktivitäten zu bestimmen:

• Neben den genannten Kommunikationsinstrumenten existieren noch eine weitere Varianten. Ihr Auswahl oder Kreativität kann darüber hinaus gehen.
• Wichtige Botschaften sollten wiederholt kommuniziert werden. Achten Sie dabei auf Konsistenz der Aussagen.
• Schaffen Sie Platz für Rückfragen der Belegschaft und gehen Sie auch in direkte Kommunikation.
• Achten Sie bei der Auswahl der geeigneten Sprache auf die jeweilige Zielgruppe.

Ein beispielhafter Kommunikationsplan zu Beginn des Projekts kann wie folgt aussehen:

1. Festlegung der Nutzenargumentation

2. Kommunikationsinstrumente auswählen und festlegen

3. Kommunikationsaktivitäten bestimmen

• Change Management (2019)

  Thomas Lauer

  Springer Berlin ISBN:978-3-662-59101-7