Überblick
Um Veränderungen erfolgreich zu gestalten, sollten Ihnen die Reaktionen von Menschen auf Wandel und Neuerungen vertraut sein. Je besser das Anliegen verschiedener Menschen verstanden werden kann, desto besser kann auch darauf reagiert werden.
Die Inhalte dieses Kapitels ähneln dabei dem Kapitel „Veränderung gestalten“ aus der Phase „Implementieren“, da sie an dieser Stelle erneut von großer Bedeutung sind..
Was ist zu tun?
In den folgenden Lektionen werden Ihnen Widerstände und Barrieren von Veränderungsprozessen aufgezeigt, damit Sie diese bestmöglich verhindern oder steuern können. Darüber hinaus wird Ihnen ein Modell zur erfolgreichen Gestaltung von Veränderungsprozessen aufgezeigt, das auf dem Entwickeln von Änderungsfähigkeiten und einer Änderungsbereitschaft beruht. Zum Abschluss wird eine Methode präsentiert, die Hilfestellungen gibt, um Veränderungsmaßnahmen systematisch im Unternehmen zu kommunizieren. Diese Methode wird bereits in der Phase „Implementieren“ verwendet. Diese Ergebnisse können hier wiederverwendet und aktualisiert werden.
Was ist das Ergebnis?
Das Ergebnis ist eine Auswahl von Aktionen, um die Akzeptanz unter der Belegschaft zu fördern und darüber hinaus ein erstellter Plan, um systematisch Veränderungsmaßnahmen zu kommunizieren.
Quellen
Widerstände von Veränderungen verstehen
Veränderungen treffen auf eine Vielzahl von Widerständen. Die nachfolgende Tabelle zeigt diese systematisch auf:
| Verbal/Reden | Non-verbal/Verhalten | |
|---|---|---|
| Aktiv/Angriff | -Widerspruch -Gegenargumentation -Vorwürfe -Abwertungen -Gerüchte -Streit, Drohungen | -Aufregung -Abwertende Mimik und/oder Gestik -Aktive Verhinderung einer Umsetzung -Intrigenspinnen |
| Passiv/Flucht | -Ausweichen -Schweigen -Blödeln -ins Lächerliche ziehen -nebensächliches Debattieren -Bagatellisieren | -Lustlosigkeit -Müdigkeit -Unaufmerksamkeit -Innere Kündigung -Fernbleiben -Krankheit |
Quellen
- Change Management (2008)
Aktionsebenen im Veränderungsmanagement
Die nachstehende Pyramide zeigt die verschiedenen Akzeptanzfaktoren im Veränderungsmanagement. Dabei bilden die untenliegenden Ebenen das Fundament der Pyramide und sind Voraussetzung für die jeweils höher liegenden Ebenen. Für jeden Akzeptanzfaktor (z.B. Kennen) existiert gemäß der Pyramide eine passende Aktion (für das Beispiel Kennen die Kommunikation), um Veränderungen erfolgreich durchzuführen.
Um Veränderungen zu gestalten, müssen dementsprechend zum einen Änderungsfähigkeiten (Kennen und Können) vorliegen und zum anderen muss ebenfalls eine Änderungsbereitschaft (Sollen und Wollen) vorhanden sein. Dabei sind die Änderungsfähigkeiten die Voraussetzung für die Änderungsbereitschaft.
Gemäß dieser Pyramide erfolgen die Aktionen Kommunikation, Qualifikation, Organisation und Motivation der Mitarbeiter in genannter Reihenfolge und sollten dementsprechend auch in dieser Reihenfolge als Aktionen im Unternehmen vorbereitet werden.
Nachdem Sie im Rahmen der Phase „Implementieren“ bereits einen ersten Kommunikationsplan erstellt haben und das Kennen und Können der Belegschaft mehr im Vordergrund standen, gewinnt nun die Änderungsbereitschaft mit Sollen und Wollen, also die Verankerung der Neuerungen in die betriebliche Praxis an Bedeutung. Bedenken Sie hier aber auch Qualifizierungsbedarfe der Belegschaft außerhalb des Projektteams, falls prozessuale Änderungen, neue Software oder ähnliches eingeführt wird, für die Mitarbeiter erst speziell geschult werden müssen.
Quellen
Barrieren für Akzeptanzfaktoren verstehen
Für die einzelnen Akzeptanzfaktoren (Kennen, Können, Sollen, Wollen) können verschiedene Barrieren identifiziert werden. Mit einer Sensibilisierung zu diesen Barrieren können steuernde Maßnahmen zielgerichtet eingesetzt werden.
| Akzeptanzfaktor | Barriere |
|---|---|
| Kennen | -Mangelnde Kommunikation und Information -Widersprüchliche Ziele |
| Können | -Inadäquate Ressourcen -Mangelnde Fähigkeiten/Fertigkeiten |
| Sollen | -Angst vor Status- und Machtverlust -Autoritäre Führung |
| Wollen | -Interessenkonflikte -Beständigkeitsbedürfnis des Menschen |
Quellen
Kommunikationsplan erstellen
Kurz & Knapp
Ein Kommunikationsplan wird genutzt, um Veränderungsprozesse systematisch und erfolgreich zu kommunizieren und anzustoßen.
2-4 Personen
ca. 2h
Vorlage, Whiteboard/Plakat, Digitales Tool
Vorgehensweise
Die Erstellung eines Kommunikationsplans ist ein dreistufiges Vorgehen:
1. Nutzenargumentation festlegen
Zuerst sollten die angestrebten Änderungen anhand der nachfolgenden Schablone beschrieben werden:
| Merkmale | Vorteile | Nutzen | Einwände | Einwandbehandlung | |
|---|---|---|---|---|---|
| angestrebte Änderung | -… | -… | -… | -… | -… |
2. Kommunikationsinstrumente auswählen
Aus der nachstehenden (oder auch einer anderen) Auswahl ist ein geeignetes Kommunikationsinstrument zu wählen:
| Kommunikationskanal | Inhalte | Häufigkeit/Zeitpunkt | Eignung |
|---|---|---|---|
| „Montags-Meeting“ | -Abstimmung aktueller Arbeiten und Termine -Besprechung der Personaleinsatzplanung | -Wöchentlich | -Information 4/5 -Austausch 3/5 |
| Leitungssitzung | -Strategische Unternehmensausrichtung und -ziele besprechen -Entscheidungen treffen und Maßnahmen planen -Projektabstimmung und Fortschrittsberichterstattung | -Monatlich | -Information 3/5 - Austausch 4/5 |
| Betriebsversammlung | -Informationen zur Unternehmenssituation -Vorstellung aktueller Entwicklungen & Projekte | -Halbjährlich | -Information 5/5 -Austausch 1/5 |
| Intranetseite | -Arbeitsanweisungen -Ansprechpartner -Mittagsangebot Kantine | -Sporadisch | -Information 5/5 -Austausch 1/5 |
| Infotafel Produktion | -aktuelle Kennzahlen -Kleinanzeigen | -Kontinuierlich | -Information 5/5 -Austausch 1/5 |
| … | … | … | … |
3. Kommunikationsaktivitäten bestimmen
Sind die geeigneten Kommunikationsinstrumente ausgewählt, ist die genaue Ausgestaltung der zugrundeliegenden Aktivitäten zu bestimmen:
| Methode/ Medien | Ziel | Inhalt | Zeitpunkt | Sender | Empfänger |
|---|---|---|---|---|---|
| Betriebsversammlung | -Mitarbeitende für Veränderung sensibilisieren | -Zielstellung kommunizieren, Notwendigkeit begründen | -unmittelbar zu Projektbeginn | -Geschäfts-führer | -alle Mitarbeitenden |
| Leitungssitzung | -Legitimation der Projektverantwortlichen | -Ernennung und Beauftragung Projektteam | -unmittelbar zu Projektbeginn | -Geschäfts-führer | -Abteilungs-leiter |
| Projektseite im Intranet | -über aktuellen Projektfortschritt berichten | -aktuelle Arbeiten und Ergebnisse | -kontinuierlich (wöchentliche Aktualisierung) | -Projekt-team | -alle Mitarbeitenden |
| World Cafe | -Startmotivation/ Beteiligung erzeugen | -Analyse, Ausgangssituation, Entwicklung erster Ideen | -ca. einen Monat nach Projektbeginn | -Projekt-team | -alle Mitarbeitenden |
| … | … | … | … | … | … |
Tipps & Tricks
- Neben den genannten Kommunikationsinstrumenten existieren noch eine weitere Varianten. Ihr Auswahl oder Kreativität kann darüber hinaus gehen.
- Wichtige Botschaften sollten wiederholt kommuniziert werden. Achten Sie dabei auf Konsistenz der Aussagen.
- Schaffen Sie Platz für Rückfragen der Belegschaft und gehen Sie auch in direkte Kommunikation.
- Achten Sie bei der Auswahl der geeigneten Sprache auf die jeweilige Zielgruppe.
Beispiel
Ein beispielhafter Kommunikationsplan zu Beginn des Projekts kann wie folgt aussehen:
1. Festlegung der Nutzenargumentation
| Merkmale | Vorteile | Nutzen | Einwände | Einwandbehandlung | |
|---|---|---|---|---|---|
| Einführung eines KI-Geschäftmodells | -Erschließung neuer Märkte, zus. Umsätze o.ä. -Verbindung physischer Produkte mit digitalen (KI-gestützten) Dienstelsitungen -Integration von KI in Fitnessgeräte für eine verbesserte Benutzererfahrung -Integration von KI zur Verbesserung interner Prozesse -… | -Verbesserte Konkurrenzfähigkeit -Differenzierung vom Wettbewerb durch innovative und technologisch fortschrittliche Fitnessgeräte -Verbesserte Produktqualität durch Anpassung an individuelle Bedürfnisse -Steigerung der Kundenzufriedenheit und langfristigen Kundenbindung -… | -Stärkung der Marktposition durch eine zukunftsorientierte Geschäftsstrategie und differenzierte Produkte -Erweiterung des Produktportfolios durch digitale und andere neue Dienstleistungen -neue Einnahmequellen -… | -Fehlende Akzeptanz der Belegschaft hinsichtlich KI (Ängste etc.) -Bedenken hinsichtlich der Komplexität und Kosten für die Implementierung von KI-Technologien -Heraus-forderungen bei der Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter | -Klare Kommunikation über die langfristigen Vorteile und das Potenzial von KI (ggf. speziell für den Fitnessbereich) -Schulung der Mitarbeiter, um ihnen Ängste zu nehmen, Widerstände zu nehmen und Akzeptanz zu fördern -ggf. Schulung der Mitarbeiter, um ihnen die erforderlichen Fähigkeiten für den Umgang, die Implementierung und den Support von KI-Technologien zu vermitteln |
2. Kommunikationsinstrumente auswählen und festlegen
| Kommunikationskanal | Inhalte | Häufigkeit/Zeitpunkt | Eignung |
|---|---|---|---|
| Leitungssitzung | -erste allgemeine Abstimmung zum Projekt -Besprechung der Kommunikation in der Betriebsversammlung und Aufbau einer Intranetseite | -zunächst vor und nach der Betriebsversammlung -anschließend monatlich | -Information 3/5 -Austausch 4/5 |
| Betriebsversammlung | -erste allgemeine Informationen und Sensibilisierungen zum Projekt -Einbindung und Vorstellung der Nutzenargumentation | -Halbjährlich | -Information 5/5 -Austausch 1/5 |
| Intranetseite | -Kommunikation wesentlicher Informationen, des Projektteams und Ansprechpartner | -Aktualisierung bei wesentlichen Informationen | -Information 5/5 -Austausch 1/5 |
| Infotafel in der Kantine | -Vorstellung grober Rahmenbedingungen, des Projektteams und Ansprechpartner -Kleinanzeigen | -Kontinuierlich | -Information 5/5 -Austausch 1/5 |
3. Kommunikationsaktivitäten bestimmen
| Methode/ Medien | Ziel | Inhalt | Zeitpunkt | Sender | Empfänger |
|---|---|---|---|---|---|
| Leitungssitzung | -Planung der ersten Betriebsversammlung zum Projekt | Erstellung einer Agenda und der inhaltlichen Unterfütterung der ersten Betriebsversammlung -Ernennung und Beauftragung von Ansprechpartnern im Projektteam für die restliche Belegschaft | -unmittelbar zu Projektbeginn | -Geschäfts-führer | -Abteilungs-leiter |
| Betriebsversammlung | -Mitarbeitende für Veränderung sensibilisieren | -Zielstellung kommunizieren, Notwendigkeit begründen | -unmittelbar zu Projektbeginn | -Geschäfts-führer | -alle Mitarbeitenden |
| Projektseite im Intranet | -über aktuellen Projektfortschritt berichten -ggf. Beteiligung erzeugen | -aktuelle Arbeiten und Ergebnisse | -nach Betriebsversammlung -Aktualisierung je nach Notwendigkeit | -Projekt-team | -alle Mitarbeitenden |
| Infotafel in Kantine | -Startmotivation/ Beteiligung erzeugen | -Analyse, Ausgangssituation, Entwicklung erster Ideen | -nach der Betriebsversammlung | -Projekt-team | -alle Mitarbeitenden |
Quellen
- Change Management (2019)